Hablar con propiedad,…

El que habla de modo que lo entiendan siempre, habla bien.
Molière

“Hablar con propiedad” es una frase que muchas veces escuche de alguno de mis maestros, mentores y jefes (de los buenos, no de los que hay), y se referían ha que cuando se comunique algo se debe hacer con eficiencia y efectividad, basada en la precisión, exactitud y claridad.

La eficiencia y efectividad es que se logre comunicar el mensaje adecuado y logre el resultado esperado, así que cuando alguien hace una pregunta, se habla con propiedad cuando se da la información que satisface lo que si se esta preguntando, aunque hay que reconocer que muchas veces quien pregunta no tiene la claridad de lo que busca y por ello el dialogo de preguntar y contestar se prolonga en una interminable e improductiva discusión.

También cuando se transmite un mensaje a una audiencia, debe ser concreto y tan directo que permita a la audiencia entender el mensaje, que se quiere que hagan quienes lo van a recibir y que se haya dado esa conexión entre interlocutor y audiencia requerida para crear valor en un proceso de aprendizaje.

Ademas de las anteriores acepciones del “hablar con propiedad” que no es menos importante que las 2 anteriores y que muchas veces significa la diferencia entre resolver o no resolver un problema, el “hablar con propiedad” es un elemento clave y critico es el principio para describir el problema, la situación que se desea analizar y resolver, y que esta causando un impacto negativo o destrozo, pero también a la inversa, puede tratarse de una oportunidad generara un gran beneficio.

El abuso en el uso inadecuado de las palabras

Para ejemplificar y con eso dar precisión al mensaje de este articulo, hay que empezar por repasar ejemplos del uso inadecuado de palabras que utilizamos en el día a día, primero hay que establecer la correcta definición de estas 3 palabras que se usaran de ejemplo, que son: Análisis, Sistema y Proceso

Análisis, definición RAE

  1. m. Distinción y separación de las partes de algo para conocer su composición.
  2. m. Estudio detallado de algo, especialmente de una obra o de un escrito.
  3. m. Tratamiento psicoanalítico.
  4. m. Gram. Examen de los componentes del discurso y de sus respectivas propiedades y funciones.
  5. m. Mat. Parte de las matemáticas basada en los conceptos de límite, convergencia y continuidad, que dan origen a diversas ramas: cálculo diferencial e integral, teoría de funciones, etc.

Sistema, definición RAE

  1. m. Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí.
  2. m. Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto.
  3. m. Biol. Conjunto de órganos que intervienen en alguna de las principales funciones vegetativas. Sistema nervioso.
  4. m. Ling. Conjunto estructurado de unidades relacionadas entre sí que se definen por oposición; p. ej., la lengua o los distintos componentes de la descripción lingüística.

Proceso, definición RAE

  1. m. Acción de ir hacia delante.
  2. m. Transcurso del tiempo.
  3. m. Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.
  4. m. Der. Conjunto de actos y trámites seguidos ante un juez o tribunal, tendentes a dilucidar la justificación en derecho de una determinada pretensión entre partes y que concluye por resolución motivada.

Análisis, palabra que el uso común generalmente se refiere a los resultados de un ensayo clínico o de algún tipo de laboratorio, cuando en realidad los resultados o informe no llenan la definición de un análisis sino que son su materia prima, así que en una empresa cuando se habla si ya se tiene los análisis del laboratorio d e control de calidad, no debería solo referirse a los resultados numéricos del ensayo o ensayos realizados sino al análisis de los mismos en un contexto de toma de decisiones: aceptado, rechazado, oportunidad de mejora, tendencia,…

Sistema, el uso de esta palabra en las profesiones que se dedican a desarrollar métodos, programas, … es decir código que automatiza y establece la interrelación transacciones de información, ha generado una gran confusión en la aplicación del termino en si, cabe solo con repasar la definición de la RAE para entender que la palabra sistema o sistemas se debe usar para describir algo mas amplio que solo un conjunto de lineas de código y el hardware con el que interacciona, de hecho y redondeando la definición de esta palabra desde una perspectiva mas sistemática, un sistema es un conjunto de elementos que interaccionan en una secuencia determinada con un propósito definido y especifico. Completando estos término universalmente aceptados con la definición de la ISO 9000, 3.5.1 Sistema, es el conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan

Otra palabra que también ha sido victima de la moda informática es proceso, que en términos de esta disciplina se refiere a la documentación en forma de mapas gráficos, de los procedimientos de gestión administrativa de los negocios para dar claridad y eficiencia a comunicar estos procedimientos en una forma estándar, sin embargo el termino de proceso es también mas amplio y se aplica a todo lo que en una forma ordenada y coordinada que transforma una entrada o isumo en algo diferente y con valor añadido . En términos de la ISO 9000 3.4.1 Proceso es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.

Aquí hay que cerrar con la idea de que estos son solo unos cuantos ejemplos de palabras a las que no se les da el uso adecuado, por lo que son un obstáculo para gestionar adecuadamente una organización sea cual fuera su naturaleza, el mal uso genera confusión y oscuridad en el entendimiento del quehacer

Del articulo “Welcome to the Age of Confusion

La oscuridad del lenguaje impreciso

Me ha tocado participar en dinámicas donde se quiere demostrar la importancia de la comunicación efectiva, como es el juego del teléfono descompuesto, donde ante la ambigüedad del lenguaje se observa como el mensaje inicial se distorsiona y se destruye, creando una realidad de una respuesta alterna que no es necesariamente la que se quería lograr.

En el caso de los términos analizados, es importante resaltar como el uso inadecuado palabras como estas limita el entendimiento de un situación, de un contexto que puede poner en riesgo a la organización al no tener claridad de el peligro u oportunidad que se tiene enfrente, así al referirnos a los sistema solo dentro del contexto de “el conjunto de conocimientos científicos y técnicas que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de computadoras”, limitamos a la organización de visualizarse como tal, como un sistema, con la complejidad de los elementos que interaccionan y son necesarios para obtener un resultado esperado, cuantas veces no hemos visto que en una empresa se compra un software para organizar y eliminar insuficiencias, cuando esto debiera ser lo ultimo en una análisis sistemático de si misma

Por todo eso es que desde el inicio de este articulo se ha insistido en usar las palabras con precisión y exactitud, para generar claridad en lo que se desea transmitir, esto es brindar luz en la oscuridad

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Que tengan un buen dia

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